专利ISO管理体系认证咨询公司该如何选择才好

专利企业现状

     首先，把我们公司内部最需要帮助的方面，列举出来。例如：

认证规划

      其次，把未来一年，公司可能的管理体系认证工作，列举出来，例如：

专利咨询需求的筛选

      针对上述每个需求，给予一个优先级别，然后根据优先级别，分配与其对应的权重，即中的占比。例如：

1. 客户验厂已经引起了很多头痛的问题，再不整改会有很大风险。这个需求，可以分配25%的权重；

2. 专利公司的管理手册、程序文件还是四五年前上一任质量经理组织编写的，已经不满足新版标准要求，且流程已有不小的改动。这个需求，可以分配20%的权重。

3. 我们公司有专利ISO 9001质量管理体系、专利ISO 14001环境管理体系、专利ISO 45001职业健康安全管理体系、BRCGS食品。。。，我们有多套管理体系文件，需要进行整合。这个需求，可以分配20%的权重。

4. 现场操作环境卫生比较差，产品标识缺少，需要加强现场管理。这个需求，可以分配15%的权重。

5. 管理层人员不了解食品安全知识，特别是应对外部审核时比较吃力。这个需求，可以分配10%的权重。

6. 今年更换混合机，需要进行工艺验证和确认。这个需求，可以分配5%的权重。

7.  供应商管理有较多问题，但导致工作量很大，且还没有那么头痛。可以占5%的权重。

      我上述列出的咨询需求正好是。可是现实中，可能大于也可能小于，这就需要要么舍弃部分咨询需求，要么调整需求比重。

      当然在现实中，特别是中小企业，在一次咨询服务中会有远多于7个的咨询需求。

专利咨询目标的初步确定

      通过对咨询需求的筛选，我们最终确定了具体的咨询需求，但是你如果把上述选定7个咨询需求直接甩给咨询公司的话，要么不会有公司接单，要么会收到天价的咨询报价单。

     我们需要对上述每个咨询需求确定一个咨询目标，比如：

      有了上述咨询目标，方便我们考核咨询公司是否完成了相应工作。

     当然，有些咨询需求我们很难量化，就可能要舍弃一些。‍

专利咨询公司筛选

      专利谁都希望自己熟悉的咨询公司或者咨询师能够提供自己需要的咨询服务。但是，由于档期不对，或者所需服务的专业性，往往需要接触新的咨询公司/咨询师。

     根据上述的咨询需求和咨询目标，可以对新咨询公司进行初步筛选。例如：

     当然一个咨询公司同时满足上述条件，比较困难，这是我们可能需要我们舍弃一些咨询需求。‍

专利咨询师筛选

     除了咨询公司的特长领域有区别外，每个咨询师也有自己的特点。

      专利对于较小的咨询项目，咨询师的背景和个人工作方法影响很大；对于大的咨询项目，咨询公司的项目管理能力、项目团队成员的丰富性变得更重要。‍

专利咨询试用

   专利 选择咨询公司的时候，最好有一个试用的过程。

     例如，可以先请咨询师工作3天，前面两天咨询师做一个全面检测，对你们的情况有一个基本的了解。再花半天，专门与你们讨论某个领域的整改（例如管理体系整合、文件和记录的改版、客户验厂的重点等）。最后半天，留给咨询师写报告。

     咨询公司派来试用的人员，应当是以后在现场工作的主要咨询人员。

     通过这3天的工作，你们对咨询师/咨询团队的管理体系知识、咨询能力、工作方法以及具体问题的解决能力，都有一个良好的把握。这时，你们可以评估咨询公司与咨询需求的匹配度了。咨询公司与咨询需求的每个需求的匹配程度，乘上这个需求的权重，加和以后，可以得到这个咨询公司的整体评分。

     如果试用之后，你们觉得不合适，就支付咨询师3天的费用。如果后面签订了合同，就将这3天的工作，作为合同内的工作内容，即合同从这3天开始。‍

获得项目建议书

     咨询试用之后，我们可能迎来签订合同前的最后一步----审查项目建议书。

     项目建议书应包括但不限于以下内容：

     编制的项目建议书，应以书面形式提交确认。

     有时项目建议书与合同，或者咨询服务方案合为一体了。‍

工作范围

     在合同谈判前，首先要收集信息，了解客户的咨询需求。在洽谈合同的过程中，往往也是咨询需求定稿的过程。

      双方对于咨询需求和承接项目的能力进行初步判断，需要对咨询需求进行增加、删减、合并和调整，过程可能会有很多艰辛。

      但最终目标应当有一个判断标准，就是能够满足企业的需求，并且要明晰客户和咨询公司在整个过程中，各自要承担的责任。‍

目标

      不少客户喜欢在合同里面加上一句“承诺能够通过认证审核，取得证书”。

      而咨询公司会变相的补充前提条件：

• 客户应当对咨询公司诚实公开目前存在的问题；

• 对于咨询公司提出的整改建议，企业应提供充分资源、及时进行落实”；

• 选择指定的认证机构和审核员。

     根据我的经验，前提往往是达不到的，所有上述承诺实际上也是没用的。

      不过这两句话的好处是：

• 给企业压力：确定了企业的责任，企业内部有动力实施整改措施；

• 给咨询公司和咨询师压力：睁大眼睛看每一个角落，走每一步都比较小心；

报价

     咨询合同的报价，往往是讨论的重点。没有充分预算的项目，最后双方都不会满意。企业觉得咨询公司“蜻蜓点水”、只会讲大原则；咨询公司觉得企业一开始有问题也不明说，工作范围不断蔓延。

    客户往往会考察同类项目不同咨询公司的报价，通常不同咨询公司对同类项目的报价有很大差别，客户基本上会横向比较一些内容：

•    价格并不是客户决策的唯一依据；

•    会重点考虑咨询公司的资质、经验、口碑；

•    多次做过类似项目和同行业项目的咨询公司会受到重点考虑。

1. 报价的多少 

     不论合同是否注明，咨询公司的成本，都是根据工时来计算的。 

     实事求是的讲，企业现状和合同目标差距越大的公司，报价算事实上应该更多；处理的问题越复杂，历史纠缠越多，报价也应该更多；项目中最重要的工作，应当得到最多的预算。

2. 预算的控制

     企业往往期望固定总价的合同，好控制预算。咨询公司期望按工时计费的工料合同，好控制风险。可以采用一些技术手段，协调双方的不同立场，例如为工料合同加上最高限额、每季度执行合同延续性评价，等等。

     现在越来越多的企业，希望找到能够工作半年到一年的全职咨询师，也是为了解决上述需求矛盾的一种新方案。

     咨询人员在咨询过程中发生的一些费用，可能需要客户承担，例如：咨询人员的住宿、餐饮费用、通信费以及交通费。

3. 报价的审查

     最近看到一个咨询公司的报价，我有如下疑问：

• 首付40%，第二次付款30%，第三次付款30%。那么每次付款前需要达到什么目标？如何验收？第三次的30%合同尾款，是否足以对管理体系进行充分评价和整改？

• 合同没有注明：咨询师是谁？工作时间至少有多少天？访问频率如何？是否包含培训？咨询工作效果，取决于咨询师的资质以及工作时间长度。比如我们给自己孩子请辅导老师的时候，也知道要请好的老师，辅导频率要足够。请咨询师，是同样道理。